DXの始め方を5つのステップで解説！小さな組織でも今すぐ実践できる具体的な進め方DXの始め方を5つのステップで解説！小さな組織でも今すぐ実践できる具体的な進め方

なぜDXの始め方で迷ってしまうのか

DXの重要性は理解できても、「実際に何から手をつけていいか分からない」という声をよく聞きます。

その理由として、以下のような要因が考えられます：

• 大きな投資が必要だと思い込んでいる
• 完璧な計画を立てようとしすぎている
• 他社の成功事例に圧倒されている
• 技術的な知識不足を感じている

しかし、実際にはDXは小さな変化から始めることができる取り組みとされています。 大切なのは、完璧を目指すのではなく、今できることから始めて、段階的に発展させていくことと考えられています。

DXを始める前に確認すべき3つのポイント

1. 現在の課題を整理する

DXは手段であり、目的ではないとされています。 まずは何を解決したいのかを明確にすることが重要と言われています。

よくある課題例：

• 顧客対応に時間がかかりすぎている
• 情報共有がうまくいかない
• 同じ作業を繰り返している
• 顧客のニーズが把握できていない
• 競合他社に差をつけられている

2. 利用できるリソースを把握する

無理のない範囲で始めることが継続の鍵とされています。

確認すべきリソース：

• 時間：どれくらいの時間を割けるか
• 予算：月額どの程度なら投資できるか
• 人員：誰が中心となって取り組むか
• 技術レベル：現在のIT活用レベルはどの程度か

3. 周囲の理解を得る

DXは一人だけでなく、チーム全体で取り組むことが効果的とされています。

• 経営層や上司の理解を得る
• 同僚やチームメンバーに説明する
• 変化に対する不安を和らげる

【実践編】DXを始める5つのステップ

ステップ1：身近なデジタル化から始める

• 目安期間：1〜2週間

まずは日常的な作業をデジタル化することから始めることが推奨されています。

具体的な取り組み例

• 個人レベル：

  • 手書きメモ → Notionページやスマートフォンのメモアプリ
  • 紙の資料 → Notionデータベースやクラウドストレージ(Google Drive、Dropbox)
  • 電話での連絡 → チャットツール(Slack、Microsoft Teams)

• 組織レベル：

  • 会議の議事録 → Notionページや共有ドキュメント(Google Docs、Microsoft 365)
  • 紙の申請書 → Googleフォーム
  • 売上管理 → Notionデータベースやクラウド型スプレッドシート

期待できる効果

• 情報の検索が早くなる可能性がある
• どこからでもアクセスできるようになる
• 複数人での共同作業が可能になる

ステップ2：データを蓄積・分析する

• 目安期間：1〜2ヶ月

ステップ1で生まれたデータを活用して、新しい気づきを得ます。

具体的な取り組み例

• 顧客データの活用：

  • 問い合わせ内容をNotionデータベースでカテゴリ別に分析
  • 購入履歴から人気商品を把握
  • 来店・アクセス時間の傾向を分析

• 業務データの活用：

  • 作業時間をNotionで記録と分析
  • ミスが発生しやすい作業の特定
  • 繁忙期・閑散期の把握

期待できる効果

• 感覚ではなく、データに基づく判断ができる
• 改善すべき点が明確になる
• 顧客のニーズがより具体的に見えてくる

ステップ3：自動化できる作業を見つける

• 目安期間：1〜3ヶ月

繰り返し行っている作業を自動化することで、より価値の高い業務に時間を使えるようになります。

具体的な取り組み例

• 簡単な自動化：

  • Notionテンプレートを活用した定期的な報告書作成
  • 定期的な報告書の自動作成(Excel、Google Sheets)
  • 予約確認メールの自動送信
  • SNSの定期投稿

• 中級の自動化：

  • Notionデータベースの連携・自動化
  • 在庫管理システムとの連携
  • 顧客管理システム(CRM)の導入
  • 会計ソフトとの連携

期待できる効果

• 単純作業の時間が削減される
• ミスの発生が減る
• より創造的な業務に集中できる

ステップ4：顧客体験を向上させる

• 目安期間：2〜4ヶ月

これまでの取り組みを活かして、顧客にとってより良い体験を提供します。

具体的な取り組み例

• 利便性の向上：

  • オンライン予約システムの導入
  • FAQ用のチャットボット設置
  • 24時間対応のお問い合わせフォーム

• 個別対応の充実：

  • 購入履歴に基づくおすすめ商品の提案
  • 誕生日や記念日の自動お祝いメッセージ
  • 個別のフォローアップメール

期待できる効果

• 顧客満足度の向上
• リピート率の増加
• 口コミや紹介の増加

ステップ5：新しい価値を創出する

• 目安期間：6ヶ月以上

蓄積したデータと技術を活用して、これまでにない新しい価値を提供します。

具体的な取り組み例

• 新しいサービスの開発：

  • 顧客の行動パターンを分析した新商品・サービス
  • オンラインとオフラインを融合した体験
  • 地域や業界を超えた新しい連携

• ビジネスモデルの変革：

  • 売り切りからサブスクリプション（※月額・年額制）へ
  • 個別対応からプラットフォーム（※基盤システム）型へ
  • 単一サービスから総合サービスへ

期待できる効果

• 競合他社との差別化
• 新しい収益源の創出
• 持続可能な成長基盤の構築

Notionを中心とした具体的な始め方

【おすすめ】まずはNotionから始めよう

DXを始めるにあたって、まず検討すべきはNotionです。Notionはオールインワンのワークスペースツールで、無料版でも十分な機能が利用できます。

Notionが特におすすめな理由は、顧客管理、プロジェクト管理、情報管理、ドキュメント作成を1つのツールで統合できる点です。つまり、複数のツールを覚える必要がなく、段階的にDXを進めていくのに最適と言えるでしょう。

例えば、最初は簡単なメモ作成から始めて、慣れてきたら顧客データベースを作成し、さらにプロジェクト管理やチーム協業へと発展させることができます。

その他の基本ツール

Notionと併用したり、代替として検討できる基本的なツールもあります：

• Google Workspace：無料版（Gmail、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート）

  • Googleが提供するオフィス系ツール一式
  • ファイル共有、文書作成、表計算などの基本業務をカバー
  • 使い慣れている方も多く、導入ハードルが低い

• Slack：無料版（基本的なチーム内コミュニケーション）

  • チャット形式でのコミュニケーションツール
  • メールより気軽で、リアルタイムな情報共有が可能
  • チーム内の連絡を効率化

ただし、顧客管理やプロジェクト管理も必要になってくると考えると、最初からNotionを選択しておくことで、後から複数のツールを使い分ける手間を省けるでしょう。

必要に応じて、顧客管理専用のZoho CRMやHubSpot、プロジェクト管理専用のTrelloやAsanaといった専用ツールを検討することもできますが、まずはNotionひとつで様々な業務を管理してみることをおすすめします。

その他の無料ツール活用方法

その他の無料で始められるツール

• Googleサービス：Gmail、ドライブ、フォーム
• Canva：デザイン作成（無料版・有料版）
• Zoom：オンライン会議（無料版・有料版）

分析・改善ツール

• Googleアナリティクス：ウェブサイト分析
• Google Search Console：検索パフォーマンス分析
• Googleビジネスプロフィール：店舗情報管理

失敗しないための重要なポイント

1. 完璧を求めすぎない

「60点でもまず始める」ことが大切と言われています。

• 最初から完璧なシステムを求めない
• 小さな改善を積み重ねる
• 使いながら改善していく

2. 一度に多くを変えない

「1つずつ、確実に」進めることが成功の鍵とされています。

• 同時に複数のツールを導入しない
• 一つのツールに慣れてから次に進む
• 変化に対する抵抗を最小限に抑える

3. 効果を測定する

「何が改善されたか」を定期的に確認することが重要です。

• 導入前と後の比較
• 数値で測れる指標を設定
• 定期的な見直しと改善

4. 継続できる仕組みを作る

「続けられる方法」を選ぶことが重要とされています。

• 操作が簡単なツールを選ぶ
• 短時間で効果を実感できるものから始める
• チーム全体で取り組む

まとめ

DXの始め方は、「小さく始めて、段階的に発展させる」ことが基本と考えられています。

• 重要なポイント：

  • 現在の課題を明確にすることから始める
  • 5つのステップで段階的に進める
  • 無理のない範囲で継続する
  • 効果を測定して改善していく

大切なのは、完璧なDXを目指すのではなく、今できることから始めて、継続的に改善していくことと言われています。

無料版のツールでも十分に始められると考えられます。 まずは身近な課題から解決して、小さな成功体験を積み重ねていくことが推奨されています。

そうすることで、自然と本格的なDXへの道筋が見えてくる可能性があります。